SVI Serveur Vocal Interactif

Qu'est-ce qu'un SVI ?

Améliorez votre service client avec un système SVI (Serveur Vocal Interactif). Cet outil puissant permet à vos correspondants de naviguer facilement dans votre système téléphonique en effectuant des sélections via de simples entrées au clavier. Idéal pour diriger les appels vers différents services, un SVI garantit que vos clients atteignent la bonne destination à chaque fois. Prêt à optimiser votre gestion des appels ? Suivez ces trois étapes pour ajouter un SVI à votre plan de routage.

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Étape 1 : Enregistrer un fichier audio

Tout d'abord, vous devez enregistrer un fichier audio qui nomme clairement les options de votre SVI. Ce fichier audio doit être enregistré en une seule prise continue, et non en clips séparés. Pour obtenir des instructions sur la manière de procéder dans la plateforme, cliquez ici.

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Étape 2 : Créer le menu SVI dans Admin

Une fois que votre fichier audio est prêt dans Sons de la plateforme, vous pouvez créer un menu SVI.

Accédez à SVI Serveur Vocal Interactif.
Cliquez sur Ajouter.
Saisissez un Nom pour votre menu SVI.

Si vous le souhaitez, ajoutez une Description.

Délai d'attente

Indiquez le nombre de secondes dont dispose votre correspondant pour effectuer une sélection. Un délai par défaut de 10 secondes est généralement suffisant.

Nombre maximum de tentatives

Définissez combien de fois votre correspondant entendra le menu SVI avant d'être redirigé vers l'option « Autre/Échec » (les détails concernant cette option seront fournis ultérieurement).

Message de démarrage

Sélectionnez le message audio que vous avez enregistré à l'étape 1. Ce sera la première chose que vos clients entendront lorsqu'ils accéderont au menu SVI. Vous pouvez également inclure des sons optionnels supplémentaires, qui devraient être préparés dans votre environnement de plateforme.

Message d'erreur : Diffusé lorsqu'un choix invalide est effectué.
Message de délai dépassé : Diffusé lorsque le délai d'attente est écoulé.
Cliquez sur Enregistrer.

Votre menu SVI est maintenant créé.

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Étape 3 : Ajouter le menu SVI au plan de routage

Accédez à Plans de routage.
Sélectionnez le numéro de téléphone auquel vous souhaitez ajouter le menu SVI.
Cliquez sur Modifier le plan de routage.
Naviguez jusqu'à la position dans le plan de routage où vous souhaitez insérer le menu SVI.
Cliquez sur Ajouter une étape.
Dans le premier menu déroulant, sélectionnez SVI Serveur Vocal Interactif.
Dans le second menu déroulant, choisissez le menu que vous avez créé.
Si vous le souhaitez, ajoutez des étapes pour l'Option 1 (vous pourrez la modifier ultérieurement).
Cliquez sur Confirmer.
Vous verrez deux options : Option 1 et Option Autre/Échec.

Ajouter des options

Cliquez sur Ajouter une option jusqu'à ce que vous ayez toutes les options listées dans votre menu SVI.
Indiquez le numéro ou le symbole que vos correspondants devront composer, tel que 2 ou *.

Que devrait-il se passer pour chaque option ?

Définissez l'action pour chaque option en cliquant sur Ajouter une étape sous chaque choix.

Option Autre/Échec

Déterminez ce qui devrait se produire si votre correspondant ne fait pas de sélection ou fait un choix incorrect. Cela pourrait consister à rediriger l'appel vers une autre option ou à laisser l'étape vide. Différentes possibilités s'offrent à vous.

Cliquez sur Enregistrer les modifications, et votre menu SVI sera actif !

FAQ

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Comment puis-je m'assurer que les clients n'entendent pas le SVI lorsque nous sommes fermés ?

Intégrez un SVI avec le module heures d'ouverture. Cette configuration garantit que vos correspondants ne rencontreront pas le SVI en dehors des heures d'ouverture et recevront plutôt un message ou une messagerie vocale indiquant que l'entreprise est fermée.

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Comment puis-je définir des heures d'ouverture différentes pour chaque option ?

Vous pouvez y parvenir en ajoutant un module d'heures d'ouverture à chaque option. Pendant les heures d'ouverture, le téléphone sonnera. En dehors de ces heures, vous pouvez diffuser un message informant vos correspondants de vos prochaines heures d'ouverture ou proposer une option SVI pour revenir au menu principal et sélectionner une option différente.

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Comment devrais-je enregistrer le message SVI ?

Consultez la page Sons pour obtenir des instructions sur l'enregistrement et le téléchargement d'un message sonore personnalisé. Le fichier SVI doit être un message continu unique. Par exemple : « Bienvenue chez Avocats Toujours Justes. Pour des conseils juridiques, appuyez sur 1. Pour l'administration, appuyez sur 2. »

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Que signifient les options Délai d'attente et Messages d'erreur ?

Le message de délai dépassé est diffusé lorsqu'aucun choix n'est effectué dans le délai imparti, et le message d'erreur est diffusé lorsqu'un choix invalide est effectué.

Par défaut, vos clients disposent de trois tentatives pour effectuer une sélection valide. S'ils épuisent ces tentatives, ils sont dirigés vers l'option « Autre/Échec » après avoir entendu le message de délai dépassé ou d'erreur (qui peut être facultatif). Vous pouvez alors choisir de transférer l'appel vers un collègue, de mettre fin à l'appel ou de fournir des informations supplémentaires via un message ou une messagerie vocale.

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